בעידן הנוכחי, שמירה על מסמכים בעלי ערך זו משימה חשובה לא רק עבור בעלי עסקים, אלא גם עבור אנשים פרטיים. ישנם מסמכים אשר יכולים להכיל מידע רגיש, מסווג או סודי, מה שדורש למצוא עבורם פתרונות אחסון מיטביים שיגנו עליהם מפני גניבה, אובדן או נזק פיזי. חברת 'בריקסטון' מציעה פתרון מקיף למטרה זו, בעזרתם של מתחמי כספות מאובטחים, בהם היא מספקת שירות ברמה גבוהה ללקוחות הזקוקים לשמירת מסמכים ונכסים יקרי ערך.
'בריקסטון' הינה רשת מובילה בתחום מתחמי הכספות, לחברה יש ניסיון רב שנים, באבטחת מסמכים ומוצרים יקרי ערך עבור לקוחותיה ומאז הקמתה היא פועלת תוך ייעוץ מומחים מהתחום מהארץ ומחו"ל. שירותי האבטחה שהחברה מציעה מאופיינים עם רמת ביטחון מקסימלית, דיסקרטיות מלאה וזיהוי ביומטרי בטכנולוגיה מתקדמת. כך, לקוחותיה יכולים להרגיש בטוחים שמסמכיהם נשמרים בצורה המאובטחת והבטוחה ביותר.
אילו מסמכים דורשים שמירה מאובטחת?
אנשי מקצוע רבים כמו רואי חשבון, עורכי דין, אנשי עסקים ועובדי ביטחון, עשויים במסגרת תפקידם לעבוד עם מסמכים רגישים ומסווגים, ביניהם ניתן למצוא תעודות, חוזים, תיקים פיננסיים ומסמכים רפואיים, שכולם כאחד דורשים שמירה תחת תנאי אבטחה קפדניים.
כך לדוגמה, רואי חשבון ועורכי דין צריכים להגן על מסמכים כמו תיקי לקוחות, תעודות והסכמים חסויים של חברות, כמו גם תיקי בית משפט דיסקרטיים, צוואות שיש לשמור בסודיות וכדומה. שמירה לא נאותה על מסמכים חשובים מסוג זה עלולה להוביל להפרת הסכמים ואף לסיכונים משפטיים בעלי פוטנציאל לנזק רב . באותה מידה, גם עובדי ביטחון ומדינה צריכים לשמור על מסמכים בעלי רמת סיווג גבוהה, שחשיפתם עלולה לפגוע בביטחון המדינה.
קרדיט לתמונה: freepik
תנאים לשמירת מסמכים בסיווג גבוה
שמירת מסמכים בעלי סיווג גבוה דורשת עמידה בסטנדרטים מחמירים של אבטחה, ביניהם:
- אמצעי גישה מאובטחים – שמירה על מסמכים רגישים כוללת אמצעי גישה מתקדמים כמו טכנולוגיות זיהוי ביומטרי, לרבות זיהוי תווי פנים או טביעות אצבע, מה שמאפשר למנוע גישה של גורמים בלתי מורשים. אמצעים אלה מבטיחים שרק בעלי הרשאות מתאימות יוכלו לגשת לתכולת הכספת.
- שני סטים של מפתחות – סטים נפרדים של מפתחות ללקוחות ולגורם מורשה נוסף (לרוב קצין ביטחון) זהו אמצעי אבטחה חשוב אשר מונע את היכולת לפתוח את הכספת לבד. בדרך זו פתיחת הכספת מתבצעת עם שני סטים של מפתחות ובליווי קצין הביטחון, דבר המקטין את הסיכוי לפריצות או גניבות.
- בקרת סביבה – יש לשמור מסמכים בסיווג גבוה, תוך הקפדה על תנאי סביבה יציבים, כדי להגן עליהם מפני נזקים פיזיים כמו רטיבות, חום גבוה או לחות. מערכות בקרת אקלים, אשר שומרות על טמפרטורה ולעיתים אף בקרת אחוזי לחות מתאימים בחדר הכספות, מסייעות לשמור על המסמכים במצבם המקורי לאורך זמן.
- אבטחה פיזית – המתקן בו נשמרים המסמכים צריך לכלול שכבות הגנה רבות, ביניהן קירות עבים, דלתות מחוזקות, מנעולים מתקדמים ומערכות התראה. במתחם עושים שימוש גם באמצעי הגנה נוספים כמו מצלמות, חיישני תנועה ומערכות גילוי פריצה.
- ביטוח תכולה – מסמכים בעלי ערך גבוה דורשים גם פתרונות ביטוח מותאמים, מה שמבטיח שיהיה כיסוי במקרה של נזק בלתי צפוי כמו שריפה, הצפה או אירועים אחרים שעלולים לגרום לאובדן או לפגיעה במסמכים.
- סודיות ודיסקרטיות – על מנת להגן על המידע הכלול במסמכים, יש להבטיח שירותי האבטחה והשמירה כוללים דיסקרטיות מוחלטת. המקום בו אתם בוחרים לאחסן את המסמכים צריך לספק גישה לגורמים מורשים בלבד ולשמור בצורה קפדנית על פרטי הלקוחות ופרטיות המידע.
כמה זמן יש לשמור מסמכים לפי החוק?
החוק בישראל מגדיר בדיוק כמה זמן יש לשמור מסמכים. לדוגמה, חשבוניות וקבלות יש לשמור במשך 7 שנים מיום הגשת הדו"ח השנתי. תיקי עובדים יש לשמור כ- 100 שנים מיום הולדתם של העובדים, ותיקי תלמידים או סטודנטים, וכן מסמכים פיננסיים או מסמכים משפטיים יש לשמור לצמיתות.
לסיכום,
חברת 'בריקסטון' מציעה פתרון אידיאלי לשמירה על מסמכים חשובים ורגישים. באמצעות מתחמי כספות מאובטחים, טכנולוגיה מתקדמת ודיסקרטיות מוחלטת, אתם יכולים להיות בטוחים שהמסמכים החשובים שלכם יישמרו מכל משמר, בתנאים הטובים ביותר.
מוזמנים לפנות לצוות המומחים של 'בריקסטון', המקום הבטוח עבור שמירת מסמכים חיוניים ורגישים ביותר!
